优秀系秘书畅谈如何做好系秘书工作

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2008年，在庆祝我院建校30周年前夕，我院开展了第一届 “优秀系秘书”评选工作。经民主评议，世界经济与政治系娄慧荣、社会学系陆会平、经济系王平、财政与贸易经济系孙亮、少数民族文学系何淙、工业经济系谷玉珍、法学系崔燕云、数量经济与技术经济系曹曼株等获评2008年度研究生院“优秀系秘书”。     在2008年11月28日召开的我院2008年度系秘书工作会议上，8位优秀系秘书与大家分享了工作经验，交流了工作体会。他们在发言中谈到，在研究生院现行办学体制下，要做好系秘书工作，需注重四个方面的内容：

    第一，系（所）领导的坚定支持是做好系秘书工作的前提。优秀系秘书们认为，做好系秘书工作的重要前提，是要得到包括系主任在内的系（所）领导的支持和指导。科研机构办学的特点，决定了研究生院的导师既要承担科研工作，又要教书育人。因此，各系不仅需要加强科研与教学的协调发展，还需对导师从事课程教学和论文指导工作提供必要的激励和引导。在多年的研究生培养工作中，各系（所）领导都对研究生的管理和教学工作给予了高度重视，并在财力、人力等方面提供了大力支持。
    第二，系（所）研究生导师的积极配合是做好系秘书工作的关键。许多优秀系秘书谈到，本系的研究生导师不仅认真给学生上课，耐心指导学生的论文写作，而且在生活上给予学生无微不至的关怀；同时，导师们还积极配合系里开展各项有关研究生培养的管理工作。例如，为了提高研究生学位论文的写作水平，社会学系每年都会邀请几位导师给研究生讲解如何写好学位论文。参与的老师都充分做好准备，根据以往论文中普遍出现的问题作细致讲解，帮助学生在论文写作过程中少走弯路。再如，工经系多年来组织二年级博士生参加学科前沿文献综述讨论会。此举不仅帮助了博士生更广泛地了解学科前沿问题和观点，而且为他们写好高质量的学位论文做了厚实的知识和方法的铺垫。
    第三，增强服务意识和关注细节是做好系秘书工作的核心。优秀系秘书们表示，系秘书作为系（所）与研究生院在研究生培养工作中的纽带和桥梁，为学生们服务，创造亲和、适宜的求学和发展环境是开展各项管理工作的核心。基于这样的认识，这些优秀系秘书将服务意识贯彻到入学咨询、考试报名、录取、培养方案制定、课程教学、中期考核、开题报告、论文写作、答辩以及毕业离校等一系列具体管理工作的环节中。多年来，正是由于在各个培养环节做到了切实为研究生服务，不少系（所）的领导、导师及系秘书与学生们建立起了深厚感情。
    第四，建立健全规章制度是做好研究生管理工作的保障。优秀系秘书们谈到，研究生院在三十年的发展历程中，不断探索和总结研究生培养管理工作的经验，办学体制机制和各项规章制度也在不断完善，逐步建立起了“按所设系、分片教学、集中办院、统一管理”办学模式。系秘书承担的研究生培养工作是一项管理工作，需要讲究工作方法，更需要规章制度的保障。在遵循和执行研究生院规章制度的同时，各系也应根据具体情况制定具有本系特色的规范要求，有的放矢。2008年度研究生院“优秀系秘书”评奖机制的确立和推行，既是对系秘书工作的充分肯定，也是研究生院制度化建设的重要进展，将进一步调动大家做好研究生管理工作的积极性。
    此外，优秀系秘书还就如何改进教学管理、研究生教育工作提出了一些意见和建议。例如，由于缺少“大堂”式集中授课，导致有些导师、秘书尽管工作努力但效率却不高；研究生院迁入良乡新校园后，将不利于在校生去往各系（所）找导师上课、请教，需要早作对策研究；研究生院要想实现较好较快的发展，这还需要具体解决与系（所）、导师的关系等问题。（教务处）